In letzter Zeit haben wir einigen unserer Kunden Angebote für ein Programm zur E-Mail Archivierung gemacht.
Danach kam so mancher auf uns zu und hat gefragt: Muss das denn sein?
Kurz gesagt – es muss. Das ergibt sich schon aus §257 HGB zur Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen. Danach müssen u.a. Handelsbücher, Inventare, diverse Abschlüsse, Belege für Buchungen 10 Jahre, Handelsbriefe (empfangene u. abgesandte) für 6 Jahre aufbewahrt werden. Für die Dauer der Aufbewahrung müssen die Dokumente innerhalb angemessener Fristen lesbar gemacht werden können. Das funktionierte gut mit der klassischen Briefpost. Aber auch mit zeitgemäßer elektronischer Post? Zum 31.12.2014 trat daher die Verwaltungsvorschrift Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft.
Mittlerweile wird das gros der Geschäftspost per E-Mail abgewickelt. Damit treten Probleme in den Fokus, die bisher vernachlässigbar waren. Wo archiviere ich meine E-Mails? Wie archiviere ich sie sicher und rechtskonform? Relevante E-Mails und deren Anhänge sind zwingend vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar sowie maschinell auswertbar aufzubewahren. Einfach in PDFs wandeln oder ausdrucken reicht nicht, da dabei sogenannte Headerinformationen verloren gehen. Die Mails auf dem Rechner bzw. Server lassen ist auch keine Lösung. Die Postfächer oder Datendateien schwellen an bis in nicht mehr handhabbare Größen. Hinzu kommt der Punkt, wieviele Nutzer im Firmenumfeld haben eigentlich Zugriff auf die Postfächer bzw. Datendateien? Eine Vollständigkeit oder Manipulationssicherheit ist da nicht mehr gegeben.
Wie finde ich denn dann noch eine 10 Jahre alte E-Mail wieder? Das fragt sich sicher dann auch so mancher Nutzer. Hier spielen dann Programme zur Archivierung ihre Vorteile aus. Sie übernehmen die nötigen Aufgaben wie vom Gesetzgeber nach GoBD gefordert. E-Mails samt Anhänge können sofort nach Eingang/Versand archiviert werden. Sie bleiben auch dann dort, wenn sie mal aus dem Posteingang gelöscht werden. So bleibt die Leistungsfähigkeit des E-Mailsystems erhalten. Zugriff auf das Archiv hat nur der Besitzer der Mail. Nicht einmal ein übergeordneter Administrator. Ein weiterer Pluspunkt ist die Suchfunktion. Das Archiv kann nach Absender, Betreff, Inhalt und auch eventuellen Anhängen durchsucht werden.
Alles in allem ist der Einsatz von Archivierungssoftware dringend anzuraten um zukünftig den Anforderungen des Gesetzgebers und der Finanzbehörden nachzukommen. Sie wenden so Schaden von ihrem Unternehmen und Ihnen ab.

Mehr zu dem Thema:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1
https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
http://www.mailstore.com/de/whitepaper/email-archivierung-leitfaden-rechtssicherheit-deutschland.pdf